寄樣品給客戶的操作流程
2012-01-31 09:23:33
Landbridge平臺
在收到工廠所寄來的樣品上,貼妥本公司標簽與ITEM NO.品名.
(一)如以海郵或空郵寄出者,應(yīng)打收件人地址、姓名、電話、標簽及SAMPLE
INVOICE五聯(lián),在第四聯(lián)上簽名及注明日期交包景裹組寄出,將第三聯(lián)隨同樣品裝入箱內(nèi)。第一聯(lián)寄客戶,第二聯(lián)交收發(fā)歸檔,第五聯(lián)自存。
1.如樣品數(shù)量過多或價值過高,而交涉仍需付樣品費者,應(yīng)于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE
CHARGE并去函向客戶索取樣品費及郵費。
2.每3個月依自存的第五聯(lián)SAMPLE INVOICE清理客戶未寄來樣品費郵費或其他費用,打DEBIT
NOTE用會計科長名義向客戶索取 3.寄國外包裹,由各助理自行包好,裝入箱內(nèi)
4.如寄出SMP需辦出口配額者,承辦助理應(yīng)特別注意事先辦理。
(二)如以航空貨運方式寄出者,應(yīng)打SAMPLE
INVOICE六聯(lián)單價打上虛價(不實的價格)第一聯(lián)于樣品寄出后隨函寄給客戶,第五聯(lián)由航空貨運公司簽名后交秘書室收發(fā)人，六聯(lián)自存。收到航空貨運公司提單應(yīng)核對航空運費、客戶地址及班機是否正確,如航空貨運公司計算傭金時核對,其余交秘書室存檔,如航空運費為本公司支付者,須客戶確實收到貨品時才可簽付運費。
(三)所有寄出國外的樣品須由經(jīng)理過目,再行寄出。
客戶來電來函來樣品
(一)收到客戶來電來函,應(yīng)立即請示經(jīng)理如何處理。
(二)收到客戶來擬仿制的樣品,或寄來的目錄相片,其開發(fā)報價等,應(yīng)即請示主管經(jīng)理。若有居交訂單者,請公司予以獎勵。
(三)主管經(jīng)理外出時,營業(yè)助理應(yīng)在自己能力范圍內(nèi)所能管的事先行管理,主管經(jīng)理返公司后,再呈報處理經(jīng)過如系緊急事項,應(yīng)設(shè)法與主管經(jīng)理取得聯(lián)絡(luò),以便迅速處理。
須經(jīng)確認樣品、印刷品
(一)如國內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)住思垺祟^經(jīng)國外客戶確認通過后,立即以公司印的表格,寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員,留底一份交裝押簽收,并在原國內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助理留存。如以電話通知工廠,應(yīng)補寄通知以便安排出貨。
(二)客戶正式確認通過的樣品,應(yīng)會知有關(guān)外務(wù)員或科長,規(guī)格正確以便驗貨。
驗貨
(一)如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務(wù)員忙碌,因地區(qū)偏遠無法前往承制廠商貨或因承制廠商品質(zhì)差,外務(wù)人員不能決定可出貨時,外務(wù)人員來電或來函通知，營業(yè)助理應(yīng)即請示主管經(jīng)理如何處理。但北部地區(qū)、廣州地區(qū)不論任何情況,應(yīng)通知外務(wù)員必須親往驗貨。
(二)營業(yè)助理因解決重要問題須往工廠時,應(yīng)填出差申請表返回公司后憑出差報告表,向總務(wù)科請領(lǐng)差旅費。
(三)所有訂單的驗貨聯(lián)均由管制中心直接寄交外務(wù)員,以便協(xié)助催貨,如助理需到倉庫驗貨,自行找裝運聯(lián)或留底聯(lián)。
申請國外(內(nèi))傭金賠償
(一)營業(yè)助理填妥申請書,送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準送交押匯科長,如賠償須扣工廠者于表上注明并另填寫扣款單一份交會計,一份交稽核,一份交采購科長,一份留底,以便工廠請款時扣除,如是親交來公司的客戶,須備妥收據(jù)及護照影本送交會計制單。
(申請書為四聯(lián),其中一份留底)
(二)在支付國外傭金時必須:
1.與國外公司訂傭金可在任何地點支付的契約影本交會計。
2.每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)支領(lǐng)。
(三)押匯科長收到國外匯款支出申請單,送交有關(guān)會計簽收一份,另一份交稽核。
對樣品處理
(一)出貨樣品:營業(yè)助理必須取得并切實負責(zé)驗貨無誤后予以自行保管或予補樣。
(二)收到工廠新樣品,呈閱主管經(jīng)理后,應(yīng)附廠商住址、電話及負責(zé)人姓名及價格資料即送采購部有關(guān)科長編資料。
(三)承辦助理收到新樣品,應(yīng)從速送采購部,如獲訂單,可得獎金。
(四)有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列于樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應(yīng)改填經(jīng)理名。
(五)如需向商業(yè)部門借出樣品時,應(yīng)填寫“樣品外借申請單”連同彩色照片呈總經(jīng)理核后方可借出。
(六)如有不可陳列的印刷盒,由承辦助理于出綱SMPL上注明"不可陳列"字樣,先交管制中心銷案后,再由管制中心送交承辦助理保管。
注銷國內(nèi)訂單
(一)營業(yè)助理向裝押助理簽收“營業(yè)部訂單貨款支付核準單”須詳細核對單價、數(shù)量及扣款事項并作付款記錄后交管制中心核對,無誤后簽名呈閱經(jīng)理,并將原國內(nèi)訂單底上予以注銷。
(二)凡有退關(guān)稅或退貨物稅的工廠在未結(jié)關(guān)前請款一律保留50%(包括送倉庫貨)，如工廠急需貨款,亦應(yīng)先開來保證票。
接到報價單與國內(nèi)訂單
裝押助理收到由營業(yè)助理轉(zhuǎn)來的報價單與國內(nèi)訂單時,應(yīng)核對報價單與國內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符,如發(fā)生錯誤或有疑問時,應(yīng)即與營業(yè)助理協(xié)調(diào)或請示主管經(jīng)理如何處理。
簽收L/C影本
(一)押匯科長收到L/C后,即影印一份送交營業(yè)經(jīng)理簽收,再轉(zhuǎn)交營業(yè)助理核閱并在存檔的O/C上登記L/C號碼,S/D、V/D以及金額后,交裝押助理。
(二)L/C可能發(fā)生的問題如下:
1.收到L/C時須先核對總金額、數(shù)量、單價是否正確。
2.收以L/C當天時,如距有效日少于三天,即須向主管經(jīng)理提出。
3.通常L/C是可分批,如不可分打,須向主管經(jīng)理提出。
4.如由本地?zé)o直接船可到達的港口,須看L/C是否可以轉(zhuǎn)船,如不可以須請示主管經(jīng)理,必須特別注意出口港不能指定為本地港口。
5.核對受益人全名、地址有無錯誤。
6.核對交易條件是為FOB、CIF、C&F是否相符。
7. L/C內(nèi)容有無錯誤字。
8.有無規(guī)定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。
9.如同一富戶有數(shù)張L/C時須看有無規(guī)定可予合并。
10.如L/C直接由國外客戶寄來,而未經(jīng)銀行登記,須即請示主管經(jīng)理是否送銀行核對其簽字是否符合。
11.如遠期付款的L/C應(yīng)查看利息,是否由買方負擔(dān),如否應(yīng)即請示主管經(jīng)理。
12.如有怪異字眼,或條款有違常理者,應(yīng)即請示主管經(jīng)理。
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